3. Verplichte Documenten Verzamelen: Overzicht, Timing, Kostprijs & Tips
Voor je officieel in verkoop gaat, moet je een reeks verplichte documenten en attesten verzamelen. In Vlaanderen is het wettelijk verboden om een woning te koop aan te bieden zonder bepaalde attesten in je bezit te hebben. Deze info geeft potentiële kopers zekerheid over de juridische en technische staat van het pand. Het op tijd bij elkaar zoeken van deze papieren is dus essentieel. We overlopen alle documenten die je nodig hebt, hoe je ze aanvraagt, hoelang ze geldig zijn en waar je op moet letten. Verderop in de gids (hoofdstuk 14) gaan we specifiek in op extra stukken bij appartement-verkoop, maar de meeste hier genoemde attesten gelden voor alle woningen.
Hier is de volledige lijst van verplichte documenten bij verkoop in Vlaanderen:
Eigendomstitel (notariële akte): Dit is het bewijs dat jij de eigenaar bent, bv. je aankoopakte of schenkingsakte. Meestal heb je daarvan een kopie ontvangen bij je eigen aankoop. Zo niet, kun je een duplicaat opvragen bij de notaris die destijds de akte opstelde, of via MyMinfin online. Zonder dit document kun je natuurlijk niet verkopen. Bij verkoop via erfenis moet je ook de akte van erfopvolging en aangifte van nalatenschap kunnen voorleggen.
EPC (Energieprestatiecertificaat): Het EPC-certificaat is verplicht vóór je je woning te koop aanbiedt. Het geeft een score (in kWh/m²) en label (A+ t/m G) voor de energiezuinigheid. In Vlaanderen moeten EPC’s sinds 2019 in het nieuwe format (met label) opgemaakt zijn; oudere EPC’s zonder label zijn niet meer geldig voor verkoop. Controleer dus de datum op je EPC. Is het ouder dan 2019 of heb je sindsdien energiebesparende renovaties gedaan, dan laat je best een nieuwe opmaak doen. Een gecertificeerde energiedeskundige (type A) komt dan ter plaatse inspecteren. De kost ligt rond €100-€350 voor een gemiddelde woning. Het EPC blijft 10 jaar geldig mits geen ingrijpende verbouwingen. Tip: plan dit tijdig in – deskundigen kunnen een volle agenda hebben. Bovendien ben je verplicht in alle advertenties het EPC-label en kengetal te vermelden, dus je hebt het nodig nog vóór je publiciteit maakt.
Keuring van de elektrische installatie: Bij verkoop van elke woning waarvan de elektrische installatie ouder is dan 1 oktober 1981, moet een elektriciteitskeuringsattest aanwezig zijn. Dit verslag mag positief (conform) of negatief zijn – beide zijn toegestaan voor verkoop. Zonder attest mag de akte niet gepasseerd worden. Een negatief keuringsattest betekent dat de koper na aankoop 1 jaar de tijd krijgt om de installatie conform te laten maken en herkeuren. Als verkoper moet je dus gewoon een geldig (ook al is het afkeurend) attest kunnen overhandigen. Heb je nog nooit een keuring laten doen of is je attest ouder dan 25 jaar (herkeuring om de 25 jaar verplicht), schakel dan een erkend controleorganisme in (VINÇOTTE, BTV, OCB, ...). Reken op €185-€280 kosten. Tip: bezorg kopers zeker een kopie van het keuringsrapport vóór compromis, zo weten ze waarmee ze rekening moeten houden. Bij een negatief verslag voegen notarissen vaak een clausule in de akte in dat koper op de hoogte is en de verplichting tot herkeuring op zich neemt.
Asbestattest: Sinds 23 november 2022 is het Asbestattest verplicht bij de verkoop van huizen en gebouwen gebouwd vóór 2001. Dit attest rapporteert welke asbesthoudende materialen aanwezig zijn, in welke toestand en of ingrijpen nodig is. Je moet hiervoor een gecertificeerd asbestdeskundige een inspectie laten uitvoeren. Die neemt stalen en bezorgt je nadien het officiële attest. De kostprijs ligt hoger dan bij EPC: ga uit van €450-€800 afhankelijk van de grootte van het pand. Vraag dit tijdig aan, want de wachttijd voor een deskundige kan oplopen. Tip: dit attest is informatief voor de koper, er is (vooralsnog) geen verplichting voor jou om asbest te saneren, maar na 2032 moet elke eigenaar er eentje hebben. Vermeld in je advertentie eventueel dat je een asbestattest hebt en wat het resultaat was (bv. “asbestveilig” of juist bepaalde materialen bevatten asbest). Transparantie wekt vertrouwen.
Bodemattest (OVAM): Het bodemattest toont de koper of de grond al dan niet verontreinigd is. In Vlaanderen is dit verplicht voor élke overdracht van grond (ook bij verkoop van enkel een appartement op een verdieping, want er hoort altijd een stukje grond bij). Meestal vraagt de verkopende notaris dit op via OVAM. Je kan het ook zelf online aanvragen via het e-loket van OVAM, maar vaak laat men het de notaris doen om zeker te zijn dat het tijdig binnen is. Een bodemattest kost rond €50 (standaard) tot €100+ (indien spoedprocedure of complexe historiek). Zonder bodemattest kan de akte niet doorgaan. Normaal krijg je een blanco attest (geen info van verontreiniging bekend). Als er wél een verontreiniging geregistreerd staat, zal OVAM instructies meegeven (en moet soms eerst een bodemonderzoek gebeuren). Dit is materie voor de notaris om verder op te volgen.
Stedenbouwkundige inlichtingen (vastgoedinformatie): Als verkoper moet je aan kandidaat-kopers informatie verstrekken over de stedenbouwkundige situatie van het pand. Dat omvat o.a.: is er een stedenbouwkundige vergunning voor het gebouw, zijn er bouwmisdrijven gekend, geldt er een voorkooprecht, maakt het deel uit van een verkaveling, wat is de planbestemming (bv. woongebied) en of het pand in overstromingsgebied ligt. Vroeger vroeg men hiervoor een “stedenbouwkundig uittreksel” op bij de gemeente; tegenwoordig gebeurt dit via het Vastgoedinformatieplatform dat notarissen gebruiken. Jij of je notaris moet dit uittreksel aanvragen bij de gemeente. Het document mag maximaal 1 jaar oud zijn op moment van verkoop. Dit opvragen kost doorgaans €50-€250 (afhankelijk van de gemeente) en de wachttijd varieert van enkele dagen tot meerdere weken, dus ook hier: snel aanvragen. De verkregen informatie (vooral over voorkooprechten en eventuele bouwinbreuken) is belangrijk om voor de compromis te kennen, zodat je daar rekening mee kunt houden. In advertenties is het gebruikelijk een paar zaken te vermelden zoals “stedenbouwkundige vergunning: ja/neen”, “bestemming: woongebied”, “geen rechterlijke herstelmaatregel of voorkooprecht van toepassing” – dit toont aan dat je je huiswerk gemaakt hebt.
Kadastraal uittreksel en plan: Je moet de koper inzage geven in de kadastrale gegevens van het goed. Het kadaster vermeldt o.a. perceelnummer, oppervlakte, aard (bv. huis met terrein) en het kadastraal inkomen (KI). Via MyMinfin kun je zelf het kadastraal plan en uittreksel downloaden of aanvragen. Het KI is vooral van belang omdat het de onroerende voorheffing bepaalt. Notarissen zullen bij compromis meestal het kadastraal inkomen vermelden en laten bevestigen dat dit klopt. Voor jou als verkoper: zorg dat je deze gegevens bij de hand hebt. Vaak volstaat een kopietje van je vorige aanslagbiljet onroerende voorheffing (daarop staan perceelnummer en KI vermeld) of een recent kadastraal uittreksel.
Postinterventiedossier (PID): Een minder bekend maar verplicht document bij relatief nieuwe huizen. Als je woning na 1 mei 2001 is gebouwd of er na die datum renovatiewerken zijn uitgevoerd door een aannemer, dan moet er een postinterventiedossier aanwezig zijn. Dit is een map met technische info over het gebouw: plannen, gebruikte materialen, leidingsschema’s, certificaten van bouwmaterialen, etc. Het doel is toekomstige werken veilig te laten verlopen (weten waar bv. elektriciteitskabels lopen). De PID-map wordt normaal bij oplevering van nieuwbouw of verbouwing door de architect/aannemer overhandigd en moet levenslang aan het gebouw gekoppeld blijven. Als verkoper moet je deze map dus doorgeven aan de koper. Ben je hem kwijt, probeer dan alsnog een kopie te verzamelen (vraag aan de architect of aannemer destijds). In sommige gevallen waar geen PID aanwezig is, zal de notaris een verklaring van koper opnemen dat die dit aanvaardt, maar officieel ben je verplicht het te hebben. Kosten: als je alsnog een veiligheidscoördinator een dossier moet laten opmaken kan dat €200-€300 kosten, dus beter je originele PID opsnorren.
Attest inzake overstromingsgevoeligheid: Vlaanderen verplicht verkopers om in de advertentie én in de akte te vermelden in welke mate het vastgoed in een mogelijk overstromingsgebied ligt. Dit is meestal onderdeel van de stedenbouwkundige info, maar het komt erop neer dat je moet aangeven of het pand in effectief overstromingsgevoelig, mogelijk overstromingsgevoelig of niet overstromingsgevoelig gebied ligt. Je kunt dit zelf opzoeken via de online Watertoets (geoloket van de overheid). In je advertentietekst kun je dit compact weergeven, bv: “Niet gelegen in overstromingsgebied.”. Als het wél zo is, moet je dat ook duidelijk melden. Kopers weten zo of ze evt. rekening moeten houden met bijv. duurdere verzekeringen of andere risico’s.
Attest stookolietank (indien van toepassing): Verwarm je huis met een mazouttank, dan gelden bijkomende regels. Een stookolietankattest is formeel vereist bij verkoop als er een tank aanwezig is. Dit attest toont aan dat de tank gekeurd is en voldoet (met bijhorende gekleurde dop: groen/oranje/rood afhankelijk van status). Heb je nog een oude stookolietank zonder keuringsattest, dan kun je dit best vóór verkoop in orde laten brengen om discussies te vermijden. Een gecertificeerde technicus kan de tank controleren; bij OK krijg je een conformiteitsattest. Is de tank afgekeurd (bv. lekkage-risico), dan kun je beslissen hem te laten saneren of dit melden aan kopers en afspreken wie de sanering op zich neemt. Voor bovengrondse kleinere tanks <5.000L is in Vlaanderen geen periodieke keuring verplicht, maar toch wenselijk bij verkoop. Bespreek dit met je koper. Transparantie over een stookolietank voorkomt later gedoe of aansprakelijkheid voor bodemverontreiniging.
Documenten bij verhuurd goed (indien van toepassing): Verkoop je een woning waarin nog een huurder woont, dan moet je de koper alle relevante huurdokumenten overhandigen. Dat omvat: de huurovereenkomst, de plaatsbeschrijving bij intrede én het bewijs van registratie daarvan, alsook het bewijs van de gestorte huurwaarborg. De koper zal immers de rechten en plichten van de verhuurder overnemen bij aankoop, en moet weten welke afspraken er met de huurder zijn. De notaris zal in de compromis en akte laten verklaren dat de huurder op de hoogte is van de verkoop en dat alle wettelijke procedures gerespecteerd worden (oa. of de huurder al dan niet afstand deed van voorkeurrecht, wat in Vlaanderen meestal niet geldt bij gewoon woonhuurcontract). Zorg dus dat je dit dossier volledig hebt. Ook recente huurbetalingsbewijzen kunnen gevraagd worden om aan te tonen dat er geen achterstal is.
Bij appartementen – informatie mede-eigendom: (Volledig hoofdstuk 14 wijdt hieraan, maar kort reeds:) Voor de verkoop van een appartement moet de koper uitgebreid geïnformeerd worden over de vereniging van mede-eigenaars. Concreet moet je de statuten (basisakte en reglement van mede-eigendom) en het huishoudelijk reglement kunnen bezorgen. Verder zal via de syndicus ook een reeks documenten en attesten opgevraagd worden: de notulen van de algemene vergaderingen van de laatste 3 jaar, de jaarrekeningen en balans van de laatste 2 jaar, het bedrag van het reservefonds en werkkapitaal, en of er geen schulden of procedures lopen. De notaris zorgt normaal voor deze “syndicus-inlichtingen”, maar jij als verkoper moet de toestemming geven aan de syndicus en eventuele kosten ervoor betalen. In de compromis zal expliciet staan dat de koper al deze stukken ontvangen heeft vóór ondertekening, dus verzamel wat je zelf hebt reeds op voorhand (bv. jouw kopieën van de notulen).
Je merkt: de papierwinkel is aanzienlijk, maar noodzakelijk. Begin hier vroeg aan – idealiter al voordat je woning online komt. Een vuistregel is stap 1 in je verkoopproces: “Eerst de attesten, dan pas adverteren”. Sommige attesten hebben levertijd. Bijvoorbeeld, stedenbouwkundige info kan al snel 3-4 weken duren, asbestdeskundige moet ingepland worden, etc. Je wil vermijden dat je een koper hebt, maar de verkoopvertragende documentatie nog niet rond is. Bovendien mag je wettelijk gezien niet te koop aanbieden zonder minimaal EPC, elektriciteitskeuring, asbestattest, bodemattest, stedenbouwkundig uittreksel, kadastrale info en PID (indien van toepassing) aanwezig te hebben.
Ikverkoopuitdehand.be werkt samen met verschillende keuringsfirma’s over heel Vlaanderen en beschikt over verschillende prijslijsten zodat u zelf kan vergelijken, ikverkoopuitdehand.be kan indien gewenst deze attesten ook voor u aanvragen.
Bovenop dit verplichte luik zijn er nog optionele kosten die je als verkoper maakt om de verkoop te ondersteunen (fotografie, advertenties – die komen elders in deze gids). Maar elkéén van bovenstaande attesten zal hoe dan ook, ook bij inschakeling van een makelaar vereist zijn – je ontkomt er dus niet aan.
Tips bij het documenten verzamelen:
Maak een digitale map aan (bv. in Google Drive of op je computer) waarin je alle scans/PDF’s van de attesten opslaat. Zo kun je ze makkelijk per e-mail aan geïnteresseerden of de notaris bezorgen. Gebruikers van ikverkoopuitdehand.be kunnen hun documenten makkelijk opslaan in hun dashboard.
Check de geldigheidsdata: EPC 10 jaar geldig, elektriciteit 25 jaar, stedenbouw <1 jaar oud, bodemattest niet ouder dan enkele maanden wenselijk, etc. Vraag geen attesten te vroeg aan (behalve EPC want dat moet), maar ook niet te laat.
Vraag bij je gemeente of er een informatieplicht voor verkopers brochure bestaat. Sommige gemeentes geven een bundeltje met info bij verkoop (met bv. extra lokale aandachtspunten zoals bescherming als monument, onroerenderfgoed-inventarisvermelding, of geplande infrastructuurwerken in de buurt). Dit is niet verplicht, maar kan nuttig zijn om te weten en te melden.
Twijfel je over iets? Je notaris is hier je vriend: die doet dit dagelijks en zal je kunnen zeggen wat je precies voor jouw pand nodig hebt. Schroom niet om al in deze voorbereidingsfase een notaris te contacteren voor advies. Vaak regelt de notaris trouwens automatisch de opvraag van bodemattest en stedenbouwkundige uittreksels zodra je hem informeert dat je gaat verkopen. Spreek duidelijk af wie wat opvraagt om dubbel werk te vermijden.
ikverkoopuitdehand.be biedt op dit vlak een grote meerwaarde: hun platform stelt je verkoopdossier automatisch samen en geeft exact aan welke attesten in jouw geval nodig zijn en waar je ze aanvraagt. Ze kunnen je hiervoor de juiste instanties aanduiden en zorgen dat je niets vergeet. Dit neemt veel stress weg en versnelt het proces. Zoals ze zelf zeggen: “Zonder deze attesten mag je wettelijk gezien niet beginnen met adverteren.” – bij hen ben je zeker dat je dossier compleet is.
Afsluitende tips – Documenten
Begin op tijd: Vraag de noodzakelijke attesten meteen aan zodra je besluit te verkopen. Zeker asbest, stedenbouw en keuringen kunnen even duren. Geen attesten = niet mogen verkopen.
Volledigheid controleren: Gebruik een checklist (zoals hierboven) of de tool van ikverkoopuitdehand.be om zeker te zijn dat je niets over het hoofd ziet.
Adverteren pas met attesten in hand: Wacht met je advertentie tot je minstens EPC, elektriciteit, bodem, stedenbouw, asbest enz. hebt. Je moet immers EPC-score en overstromingsinfo in de advertentie vermelden.
Communiceer open met kopers: Stel bij bezichtigingen een map ter beschikking met kopieën van EPC, keuring, asbestattest enz. Transparantie over documenten wekt vertrouwen en voorkomt dat kopers achteraf afhaken wegens ontbrekende info.
Laat je ontzorgen indien gewenst: Overweeg een begeleidingspakket waarbij deze administratieve rompslomp deels voor jou geregeld wordt. Professionele hulp inschakelen hiervoor kost een fractie van een makelaarscommissie en verhoogt de juridische zekerheid.
Meer weten? Terug naar overzicht van de volledige gids.